Recruiting Blog

HR-Reporting und Controlling : Personalkataloge

 Schon im Spätmittelalter waren Listen als Personalübersichtungen gebräuchlich.

 Wer den Film Der Name der Rose gesehen hat oder auch den Roman von Umberto Eco, http://www.umbertoeco.com gelesen hat,  kann sich bestimmt an Bernardo Gui den Inquisitor und Dominikanermönch erinnern: 1277 kompilierte er z.B. eine Personalliste für seinen Orden.

Die Jesuiten erfanden im 16. Jahrhundert also nicht das Führen von Personalübersichten. Neu ist aber die Regelmäßigkeit der Berichterstattung und die flächendeckende Ausbreitung in alle Provinzen, auch in die Missionen in Südamerika. 

 Reporting und Employer Branding

 Über die Erfassung der Anzahl der Ordensmitglieder und deren Tätigkeiten, also die administrative Seite hinaus, hatten die Statistiken auch eine weitere Funktion für den Orden, denn sie stifteten Identität. Bei heutigen Unternehmen sprechen wir von Corporate Identity, die dem  Employer Branding vor geht.

 So notierte Antonio Tresutto , ein einfacher Jesuit aus Tivoli,  die Mitgliederzahlen für 1600 und 1608 in seinem Tagebuch. Sie waren in dieser Zeit von 8000 auf 10.501 Mitglieder angewachsen. Laut dem Historiker Markus Friedrich, ermöglichten die Statistiken nicht nur die  „Steuer- und Regierbarkeit, sondern leisteten auch einen Beitrag zur Einheitsstiftung einer global wachsenden Organisation, indem sie diese repräsentierte, konkretisierte und vorstellbar machten. (vgl. Seite 309)  

 Datenschutz

 Die Personalkataloge der Jesuiten wurden quasi in doppelter Buchführung angefertigt. Im ersten Katalog wurden nur die Personalien erfasst und mit einer Nummer versehen, im catalogus secundus waren die Personalbewertungen unter dieser Nummer registriert.

Es gab in der frühen Neuzeit ein ausgeprägtes Bedürfnis nach Statistiken und exakten Bevölkerungszahlen. Die Faszination für Statistiken und Zahlen hat sich ja bis heute gehalten!

 Problemlos war das Erstellen der Kataloge und Personalübersichten nicht: Inwiefern die Berichte aus den Provinzen mit der damaligen Realität übereinstimmen, lässt sich nicht mehr immer eindeutig bestimmen, schon damals wurde die Berichtserstattung als Instrument der Selbstdarstellung gegenüber Rom genutzt.  

Illustration:  open clipart

Recruiting als Managementstrategie

Nun die schon hier im Blog angekündigte Fortsetzung des Artikels über das Recruiting im 16. Jahrhundert.

Der Gründer der Jesuiten war überzeugt davon dass eine strategische, qualitativ ausgerichtete Personalpolitik wichtig sei, damit der Orden effizient arbeiten könne und erfolgreich sei.

Die Kontrolle der Mitgliedschaft durch Aufnahmepraktiken

 Dazu wurden funktionale Qualitätskriterien aufgestellt, die die ethischen und religiösen Bewertungen ergänzten.

Trotz Wachstum - kontrollierte Aufnahme von Bewerbern

 Eine unkontrollierte Aufnahme von Bewerbern wurde abgelehnt, obwohl ein größeres Wachstum geplant war. Wichtige Personalentscheidungen im Jesuitenorden sollten anhand qualitativer Kriterien getroffen werden.

 In der frühen Neuzeit  erfolgte die Auswahl von Personen für bestimmte Ämter und Funktionen in der Regel nach Kriterien wie beispielsweise Patronage, familiäre und verwandtschaftliche Beziehungen, lokale oder regionale Netzwerke.

Also war das Recruiting nach funktionalen Qualitätskriterien ein Novum!

Effektive Managementstrategie

Übrigens schon Fredmund Malik wies daraufhin, dass die Jesuiten  in der frühen Neuzeit effektive Management-strategien entwickelten. Über das optimale Management äußert Malik  „Voraussetzungen und Ressourcen zählen nicht, so lange sie nicht genutzt werden. Von all den vielen Definitionen von Management, die es gibt ist, ist daher die beste und fruchtbarste jene, die diese Aufgabe ins Zentrum stellt: Management ist die Transformation von Ressourcen in Nutzen – und das Kriterium, der Maßstab ist die Wirksamkeit, mit der das geschieht.“ Eine Organisation, die diese Erkenntnis seit nahezu 500 Jahren erfolgreich praktiziert, ist die Societas Iesu, der römisch-katholische Jesuitenorden.“ (Malik, F.: Kunst der Wirksamkeit, in: Handelsblatt, 28./29.04.2000, S. K 3. )

 Zurück zum Recruiting. Ein differenziertes Aufnahmeverfahren (Verhöre, Probezeit) wurde dazu aufgestellt. Es ging mit diesen Verfahren  um die Erzeugung von Sicherheiten bei der Aufnahme von Bewernbern, so Friedrich in seinem Buch über die Jesuiten.

Markus Friedrich „Der lange Arm Roms? – Globale Verwaltung und Kommunikation im Jesuitenorden 1540-1773, Frankfurt 2011  http://www.campus.de/wissenschaft/geschichte/Der+lange+Arm+Roms%3F.97097.html  

Entlassungspraktiken

  Und zu den Aufnahmeverfahren kamen auch geregelte Entlassungspraktiken, die nach eindeutigen Regeln erfolgten. Diese Regeln setzen aufwändige Verfahren voraus, denn sie mussten durch päpstliche Bullen genehmigt sein und auch vor päpstlichen Gerichten, Appellationsverfahren und dem Kirchenrecht bestehen.

 Eine Welt ohne Telefon, Flugzeug und Internet

 Die Aufnahme- und Entlassungsverfarhen wurden in allen Regionen der Welt installiert. Schon im 16. Jahrhundert missionierte der Orden in Übersee, so z. B.  in Japan und Amerika. Wir sprechen hier also über einen „Global Player“, der sein „Headquarter“ in Rom hatte.

 Organisiert war der Orden monarchisch–zentral, der General saß in Rom und darunter gab es Assistenzen (Großregionen) und Provinzen. Aber bedenken wir: Wir befinden uns im 16. Jahrhundert – in einer Welt ohne Telefon, Fax, Autos , Flugzeuge und ohne Internet.

Foto  http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Hondius_Vera_Totius_Expeditionis_Nauticae_Francis_Drake_colored.jpg

Es folgt der Artikel über das Reporting und HR-Controlling im 16. Jahrhundert

Standardisierung

und Skalierbarkeit

von HR-Prozessen

- Eine Zeitreise

 Schon im 16. Jahrhundert organisierten die Jesuiten alle Personalprozesse bezogen auf Unternehmenserfolg und Unternehmensziele. Standardisierung und Skalierbarkeit der HR-Prozesse wurden damals entwickelt.

Kreativität, Klarsicht und Scharfsinn für die HR- Strategie

Begeben wir uns in andere Branchen, andere Kulturen oder fremde Welten kann uns diese Distanz zu unseren Gewohnheiten neue Einsichten vermitteln.

Warum alte Personalstrategien aus dem 16. Jahrhundert betrachten?

Die frühe Neuzeit ist eine für uns fremde Welt. Eine Zeitreise kann eine wohltuende Distanz zum Tagesgeschehen und den wechselnden Management-Theorie bringen. Und es ist leichter in der Distanz Prinzipien und Prozesse zu analysieren, weil wir nicht involviert sind.  Diese Zeitreise bietet damit eine Möglichkeit, analytische und strategische Kompetenzen zu trainieren. Vielleicht gewinnen wir dabei Kreativität und Klarsicht.

Über die Personalauswahl –entwicklung und –verwaltung der Jesuiten hat  der Leibnitzpreisträger und  Historiker Markus Friedrich geforscht.

Darüber berichtet er wissenschaftlich, verständlich und spannend in

„Der lange Arm Roms? – Globale Verwaltung und Kommunikation im Jesuitenorden 1540-1773, Frankfurt 2011

Für HR-Themen besonders interessant ist das Kapitel „Die Personalverwaltung und ihre Dokumente“  über die neuen Prinzipien der in der Personalauswahl und –verwaltung der Jesuiten in der Neuzeit.

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Der Artikel wird in drei Teilen fortgesetzt mit den Themen

Recruiting, HR- Controlling und Talentmanagement im 16. Jahrhundert.

Illustration : http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Calechutischer_Pfeffer_Leonhart_Fuchs_1543.jpg Calechutischer Pfeffer = Capsicum annuum, Table CCCCXVIII, 1543, Leonhart Fuchs: New Kreuterbuch, Basel 1543. Scan from Reprint: Taschen Verlag, Köln 2001, ISBN3-8228-1298-6

Schon in 1997 rief McKinsey bekanntlich den war of talents aus. In diesem Jahr liegt der Fokus der Studie von McKinsey und Egon Zehnder auf der Entwicklung des Managements:

Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens seien die Stärken und die Entwicklung der Führungskräfte entscheidend.

Übrigens, schon im 16. Jahrhundert  war Ignatuis von Loyola, der Ordensgründer der Jesuiten überzeugt davon, von der Qualität und Auswahl der Ordensmitglieder hänge auch der Erfolg der Gesellschaft Jesu ab. Aufwändige Prozesse der Personalauswahl, -planung und –verwaltung wurden deshalb von den Jesuiten erstmals konzipiert und auch realisiert.

Stichwort HR-Business Partner

Weg von der reinen Personalverwaltung hin zur strategischen Gestaltung der Personalarbeit lautet die Devise heute. Seit einigen Jahren ist wird die strategische Rolle der Personaler betont.  Die tatsächliche Rolle von HR in strategischen Unternehmensprozessen soll sich laut der Kienbaum Studie hingegen gerade verschlechtert haben.

Wie auch immer, neu sind alle die Erkenntnisse in den aktuellen HR- Management Theorien nicht.  Auch die Instrumente der HR-Arbeit sind bekannt, aber es kommen Social Media, (Social] Software und Cloud Computing dazu, die andere Möglichkeiten der Prozessorganisation bieten.

Strategischer und individueller Einsatz von HR-Instrumente ist entscheidend

Die Herausforderung für die Personaler, HR-Manager oder HR Business Partner ist der  strategische und individuelle Einsatz der HR-Instrumente bezogen auf die Kernprozesse eines Unternehmens. Das erläutert z.B.  Christian Lebrenz, Prof. für Personalmanagement an der FH Augsburg in dem Artikel „Bessere Mitarbeiter als Wettbewerbsvorteil“
Er geht sogar soweit und  prognostiziert „… die Personalabteilung [werde] als Hüter der zentralen Ressource Humankapital für den Unternehmenserfolg eine immer entscheidendere Rolle spielen und die Finanzabteilung als zentrale Funktion ablösen (wird).“

Ob diese Prognose zutrifft, werden wir sehen. Jedenfalls sollte das Personalmanagement  in die strategischen Prozesse des Unternehmens einbezogen werden und nicht erst dann hinzugezogen werden, wenn Entscheidungen bereits getroffen wurden.

Hier eine kleine Auswahl von aktuelle Studien zur HR-Strategie:

2011 Return on Leadership – Competencies that Generate Growth

2011 Personalmanagement im Wandel - Eine Untersuchung zum HR-Businesspartner-Modell

2011 HR-Barometer

2006 HR Business Partner

2011 HR Studie

2009 HR Image Studie - FH Koblenz

Eine Fortsetzung zu diesem Artikel mit einem Fokus  auf Personalauswahl,  –entwicklung und –verwaltung der Jesuiten im 16. Jahrhundert  folgt morgen.